La Importancia y los beneficios de contratar un outsourcing contable y de nomina

La figura que hoy conocemos del Outsourcing Contable consiste en la tercerización de un servicio, y es el proceso por el cual una organización identifica una porción de su proceso de negocio que podría ser desempeñada más eficientemente por otra compañía especializada en el tema, la cual se contrata para delegar dicha actividad, que antes se desarrollaba internamente por trabajadores dentro de la empresa.

La tercerización libera a las organizaciones para enfocarse en la función central de su negocio y es una estrategia de negocios utilizada hace bastante tiempo, la cual permite estar a la vanguardia especialmente en aquellas áreas que no constituyen la actividad principal de la empresa, pero que son indispensables para su funcionamiento.

¿Por qué las empresas se inclinan por esta alternativa?

Actualmente, las empresas están en búsqueda de estructuras organizacionales y de costos más flexibles, que les permitan contar con un sólido soporte especializado, una adecuada estructura de costos para sus nuevos negocios, y poder afrontar los cambios del mercado.

Las empresas modernas no se pueden dar el lujo de no tener respuestas inmediatas y sólidas en los temas de implementación de nuevos negocios y nuevas tecnologías. La velocidad de adaptación a nuevas modalidades, al diseño de procesos simples y ordenados como apoyo a los nuevos negocios.

En este sentido el Outsourcing les ofrece a las empresas modernas toda una gama de actividades, a saber, de contabilidad, planillas, logístico, de personal, tecnología, etc.

Un buen ejemplo es la nómina o la contabilidad. Todo negocio tiene que realizarla y hoy existen firmas especializadas que lo pueden hacer mejor y a un costo menor del que maneja un negocio cualquiera. La empresa que contrata provee información básica acerca de su personal y la firma contratada se encarga de calcular los pagos y entregar los comprobantes de manera digital o virtual. En el caso de la contabilidad, el outsourcing puede recibir directamente la información, organizarla, procesarla y custodiarla, cumpliendo con todos los requerimientos de ley, estando al día con las últimas reglamentaciones y de esta manera apoyar la toma de decisiones de manera más acertada. A simple vista, esto resulta más económico, ya que evita tener todo un departamento encargado de la nómina, o de la contabilidad, lo que implica pagar los salarios de la gente del departamento, correr con gastos como seguridad social, fondos de pensiones, etc. Además de la utilización de infraestructura y equipos que esto conlleva.

Actualmente, existe el outsourcing “In House” o “Out House”, el primero consiste en tercerizar el servicio, pero controlarlo directamente desde las oficinas del cliente, en ese caso el cliente suministra la infraestructura para llevar a cabo el servicio, las instalaciones, equipos y exige que el personal externo contratado trabaje desde su oficina. La segunda opción, el Outsourcing Out House externaliza todo y busca que se suministren todos los medios para llevar a cabo un objetivo, pero fuera de su oficina.

Cuando una empresa decide contratar un servicio de outsourcing, es porque previamente se han considerado y evaluado una serie de aspectos. En primer lugar, se ha identificado y definido el servicio que se desea externalizar y lo que se desea obtener con el outsourcing. Es importante que antes de contratar un outsourcing se analicen varios aspectos, como:

• Los costos
• Los antecedentes, referencias y experiencia de la firma que se va a contratar.
• Ventajas del Outsourcing
• Los costos de personal, la inversión en planta y equipo se reducen.
• Permite a la empresa responder con rapidez a los cambios del entorno, ya que ofrecen una constante actualización.
• Incremento en los puntos fuertes de la empresa.
• Ayuda a construir un valor compartido.
• Construye una larga ventaja competitiva sostenida mediante un cambio de reglas y un mayor alcance de la organización.
• Incrementa el compromiso hacia un tipo específico de tecnología que permite mejorar el tiempo de entrega y la calidad de la información para las decisiones críticas.
• Ayuda a redefinir la empresa.
• Permite a la organización poseer lo mejor de la tecnología sin la necesidad de entrenar personal para manejarla.
• Permite disponer de servicios de información en forma rápida considerando las presiones competitivas.
• Aplicación de talento y los recursos de la organización a las áreas claves.
• Ayuda a enfrentar cambios en las condiciones de los negocios.
• Aumento de la flexibilidad de la organización y disminución de sus costos fijos.
• La contratación de un equipo de trabajo que respalda la tarea estipulada en temas legales, financieros, tributarios, cambiarios, entre otros.

En momentos de reajuste económico, la externalización es una opción atractiva para las compañías al permitir reducir los costes de una parte del desarrollo del negocio de forma rápida, deshaciéndose de activos que pueden ser innecesarios para cumplir con la estrategia y objetivos del negocio.

El outsourcing tiene mucho de subcontratación, pero a decir verdad consiste en establecer alianzas con firmas colaboradoras que harán más eficientes las tareas trasversales de cada compañía, para concentrarse en el core de su negocio.